Vacature Medewerker bestuurssecretariaat

Is geen agenda te complex voor jou? Ben jij nauwkeurig en punctueel? Dan is deze vacature als Medewerker Bestuurssecretariaat dé vacature voor jou! Wij zoeken een ervaren secretaresse die in staat is vooruit te denken. Iemand waarvoor agendabeheer geen geheimen meer heeft. Interesse? Solliciteer dan vandaag nog!

Wat ga je doen?

Als Medewerker bestuurssecretariaat kom je te werken bij Concernstaf waar je samen met vier collega’s het secretariaat van de collegeleden vormt. Je werkt met je collega’s voor de wethouders, gemeentesecretaris en directeur en zorgt ervoor dat de ondersteuning soepel verloopt. Samen met één van de collega’s vorm je een duo en ondersteun je als duo de directie en wethouders.

We zoeken een representatieve, betrouwbare en dienstverlenende medewerker, die goed kan luisteren, open communiceert, bestuurders goed afleest en een proactieve werkhouding heeft.

Je werkzaamheden bestaan onder meer uit:

• Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoording dat de dag van de bestuurder van A tot Z klopt;
• Verbanden leggen tussen de e-mail en de agenda en hier naar handelen;
• Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door. Je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld;
• Meelezen en anticiperen op e-mail van de wethouders;
• Voorbereiden van overleggen, completeren vergaderstukken, attenderen op aandachtspunten;
• Bewaken van de voortgang van inhoudelijke onderwerpen;
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
• Alle andere voorkomende secretariële taken.

Functie eisen

• Afgeronde opleiding op minimaal mbo-4-niveau, in de richting van of aangevuld met een secretariële opleiding; (harde eis)
• Ervaring als secretaresse op het gebied van bestuurszaken bij een gemeente is een pre;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift;
• Vaardigheid met officepakket en Office365;
• Vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Vaardigheid in het aanvoelen van wat je wel/niet moet doen;
• Vaardigheid in het te woord staan van derden en het afhandelen van vragen of doorverwijzen;
• Communiceert open, kan goed luisteren en is proactief.

Wat bieden wij je

Afhankelijk van opleiding en ervaring bieden wij je, naast uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, een salaris van maximaal € 3.301,–bruto per maand (schaal 7) bij een 36-urige werkweek en een individueel keuzebudget van 17,05% van je salaris

Overige arbeidsvoorwaarden

Ook heeft onze gemeente een aantal aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een Persoonlijk Gezondheidsbudget, volledige vergoeding van reiskosten via het OV, flexibele werktijden en goede mogelijkheden om thuis te werken. Je bouwt pensioen op bij ABP waarbij de werkgever het grootste deel van de premie betaalt. 

We bieden je in eerste instantie een jaarcontract. Wanneer het van beide kanten bevalt wordt dit na een jaar omgezet in een vast dienstverband.

Over ons team

De Concernstaf van de gemeente Pijnacker-Nootdorp bestaat uit 15 mensen en ondersteunt de directie met de volgende kerntaken: bestuurs- en managementondersteuning, concerncontrol, strategische advisering en programmamanagement.

Over onze gemeente

De gemeente Pijnacker-Nootdorp is een groeigemeente, de komende jaren neemt het inwoneraantal toe van 55.000 naar 65.000. Wonen in Pijnacker-Nootdorp is aantrekkelijk vanwege de goede voorzieningen en de prettige ligging in het groen met uitstekende verbindingen naar Den Haag en Rotterdam.

De ambtelijke organisatie bestaat uit circa 400 medewerkers. De organisatiecultuur kenmerkt zich door een informeel karakter, vertrouwen en veel ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling. Collega’s voelen zich gewaardeerd en zijn trots om te werken voor Pijnacker-Nootdorp.

Interesse?

Spreekt de functie je aan en herken jij jezelf in bovenstaande omschrijving? Dan ontvangen wij graag voor 1 juli 2022 je CV en je motivatie voor deze functie. De gesprekken zullen plaatsvinden op 11 en/of 12 juli 2022. Voor vragen over de functie kun je contact opnemen met Marijke Rombolini-Vrielink, telefoonnummer 06-21553435.