Terug naar het overzicht

Vacature: directie- en bestuurssecretaresse

Wij zoeken een directie- en bestuurssecretaresse voor 24 per week. Ben jij die representatieve, betrouwbare, flexibele en dienstverlenende medewerker, die goed kan luisteren, open communiceert, goed past in het bestaande team en een proactieve werkhouding heeft? En ben je drie of vier dagen in de week beschikbaar? Solliciteer dan voor 14 mei.

Wat ga je doen?

Als directie- en bestuurssecretaresse kom je te werken in de Concernstaf, waar je samen met vier collega’s het secretariaat van de directie- en collegeleden vormt. Je  werkt samen met een van de collega’s, voor één of twee wethouders. En je ondersteunt bij het agendabeheer van de directeuren.

Je werkzaamheden bestaan onder meer uit:

  • Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoording dat de dag van de wethouders, de gemeentesecretaris en de directeur van A tot Z klopt;
  • Verbanden leggen tussen de e-mail en de agenda en hier naar handelen;
  • Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door. Je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld;
  • Meelezen en anticiperen op e-mail van wethouders, gemeentesecretaris en directeur;
  • Voorbereiden van overleggen, completeren vergaderstukken, attenderen op aandachtspunten; 
  • Bewaken van de voortgang van inhoudelijke onderwerpen;
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
  • Alle andere voorkomende secretariële taken.

Wat neem je mee?

  • Een afgeronde opleiding op minimaal Mbo-4 niveau, in de richting van of aangevuld met een secretariële opleiding;
  • Minimaal twee jaar ervaring in de afgelopen vier jaar als directie- of bestuurssecretaresse;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift;
  • Vaardigheid met officepakket en Office365;
  • Vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie;
  • Vaardigheid in het aanvoelen van wat je wel/niet moet doen;
  • Vaardigheid in het te woord staan van derden en het afhandelen van vragen of doorverwijzen;
  • Communiceert open, kan goed luisteren en is proactief.

Wat bieden wij je

Afhankelijk van je opleiding en ervaring is je salaris maximaal € 3.176,– bruto per maand (schaal 7 van de gemeentelijke salaristabel oktober 2020 op basis van een 36-urige werkweek). Daar bovenop ontvang je een individueel keuzebudget van 17,05% van je brutosalaris. Dit salaris is gebaseerd op de HR21-functie Medewerker administratief & secretarieel II.

Overige arbeidsvoorwaarden

Ook heeft onze gemeente een aantal aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een Persoonlijk Gezondheidsbudget, volledige vergoeding van reiskosten via het OV, flexibele werktijden en goede mogelijkheden om thuis te werken. Je bouwt pensioen op bij ABP waarbij de werkgever het grootste deel van de premie betaalt. 

We bieden je in eerste instantie een jaarcontract. Wanneer het van beide kanten bevalt wordt dit na een jaar omgezet in een vast dienstverband. 

Over ons team

De Concernstaf van de gemeente Pijnacker-Nootdorp bestaat uit 21 mensen en ondersteunt de directie met de volgende kerntaken: bestuurs- en managementondersteuning, concerncontrol, strategische advisering, programmamanagement, informatieveiligheid en privacy.  

Over onze gemeente

De gemeente Pijnacker-Nootdorp is een groeigemeente, de komende jaren neemt het inwoneraantal toe van 55.000 naar 65.000. Wonen in Pijnacker-Nootdorp is aantrekkelijk vanwege de goede voorzieningen en de prettige ligging in het groen met uitstekende verbindingen naar Den Haag en Rotterdam.

De ambtelijke organisatie bestaat uit circa 385 medewerkers. De organisatiecultuur kenmerkt zich door een informeel karakter, vertrouwen en veel ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling. Collega’s voelen zich gewaardeerd en zijn trots om te werken voor Pijnacker-Nootdorp.

Interesse?

Spreekt de functie je aan en herken jij jezelf in bovenstaande omschrijving? Dan ontvangen wij graag je CV en je motivatie voor deze functie! Stuur je sollicitatie uiterlijk 14 mei 2021 onder vermelding van vacaturenummer 2021-12 naar gemeente Pijnacker-Nootdorp via c.dolieslager@pijnacker-nootdorp.nl.

De gesprekken vinden plaats op 25 mei. Voor vragen over de functie kun je contact opnemen met Khalida van Dijk (dagelijkse leiding bestuurssecretariaat) op 06-16107446 of Wanda Bouwmeester (hoofd Concernstaf) via telefoonnummer 06-30163129. De vacature wordt tegelijkertijd in- en extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar een interne kandidaat.