Sluiten
  1. stuur door
  2. bedankt
stuur door

Vacature Directie- en bestuurssecretaresse

Laat jij de dagen van de directie- en collegeleden op rolletjes lopen? Wij zoeken een representatieve, betrouwbare, flexibele en dienstverlenende directie- en bestuurssecretaresse voor 24 uur per week.

Hand boven toetsenbord van laptop

Als directie- en bestuurssecretaresse kom je te werken in de Directiestaf, waar je samen met vier collega’s het secretariaat van de directie- en collegeleden vormt. Je werkt vooral voor de gemeentesecretaris en de directeur. Daarnaast ondersteun je, samen met één van de collega’s, twee wethouders.

We zoeken een representatieve, betrouwbare, flexibele en dienstverlenende medewerker, die goed kan luisteren, open communiceert, goed past in het bestaande team en een proactieve werkhouding heeft. Je bent vier dagen in de week, waaronder in ieder geval vrijdag, beschikbaar.

Wat ga je doen?

  • Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoordelijkheid dat de dag van de gemeentesecretaris, directeur en wethouders van A tot Z klopt;
  • Verbanden leggen tussen de e-mail en de agenda en hier naar handelen;
  • Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door. Je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld;
  • Meelezen en anticiperen op e-mail van de gemeentesecretaris, directeur en wethouders;
  • Voorbereiden van overleggen, completeren vergaderstukken, attenderen op aandachtspunten;
  • Bewaken van de voortgang van inhoudelijke onderwerpen;
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
  • Alle andere voorkomende secretariële taken.

Wat neem je mee?

  • Afgeronde opleiding op minimaal Mbo-4 niveau, in de richting van of aangevuld met een secretariële opleiding;
  • In de afgelopen vier jaar minimaal twee jaar ervaring als directie- of bestuurssecretaresse;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift;
  • Vaardigheid met officepakket en Office365;
  • Vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie;
  • Vaardigheid in het aanvoelen van wat je wel/niet moet doen;
  • Vaardigheid in het te woord staan van derden en het afhandelen van vragen of doorverwijzen;
  • Communiceert open, kan goed luisteren en is proactief.

Over het team

De Directiestaf van de gemeente Pijnacker-Nootdorp bestaat uit zeventien mensen en ondersteunt de directie met de volgende kerntaken: bestuurs- en managementondersteuning, concerncontrol, strategische advisering, programmamanagement, informatieveiligheid en privacy.

Over de organisatie

De gemeente Pijnacker-Nootdorp groeit de komende jaren van 55.000 naar 65.000. We werken aan grote projecten op het gebied van woningbouw, bedrijventerreinen, infrastructuur, voorzieningen, natuur en recreatie. Het ondernemersklimaat laat zich beschrijven als innovatief. Onze ondernemers lopen vooruit op het gebied van warmtetransitie en duurzaamheid. Wonen in Pijnacker-Nootdorp is aantrekkelijk vanwege de goede voorzieningen en de prettige ligging in het groen met uitstekende verbindingen naar Den Haag en Rotterdam.

De ambtelijke organisatie bestaat uit circa 385 medewerkers. De organisatiecultuur kenmerkt zich door een informeel karakter, vertrouwen en veel ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling. Collega’s voelen zich gewaardeerd en zijn trots om te werken voor Pijnacker-Nootdorp.

Wat bieden wij je

Afhankelijk van je opleiding en ervaring is je salaris maximaal € 3.114,-- bruto per maand voor 36 uur werken per week (schaal 7 van de gemeentelijke salaristabel januari 2020). Daar bovenop ontvang je een individueel keuzebudget van 17,05% van je brutosalaris.

Ook heeft onze gemeente een aantal aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een Persoonlijk Gezondheidsbudget, volledige vergoeding van reiskosten via het OV, flexibele werktijden en goede mogelijkheden om thuis te werken. Je bouwt pensioen op bij ABP waarbij de werkgever het grootste deel van de premie betaalt.

Deze vacature is tegelijkertijd in- en extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid heeft de interne kandidaat voorrang. We bieden je als externe kandidaat in eerste instantie een jaarcontract. Wanneer het van beide kanten bevalt wordt dit na een jaar omgezet in een vast dienstverband.

Interesse?

Spreekt de functie je aan en herken jij jezelf in bovenstaande omschrijving? Dan ontvangen wij graag je CV en je motivatie voor deze functie! Stuur je sollicitatie uiterlijk 25 mei 2020 onder vermelding van vacaturenummer 2020-08 naar gemeente Pijnacker-Nootdorp via c.dolieslager@pijnacker-nootdorp.nl. Voor vragen over de functie kun je contact opnemen met Wanda Bouwmeester, concerncontroller, telefoonnummer 06-30163129.