Vacature: Medewerker Kabinetszaken

Ben jij iemand met oog voor detail, die altijd alles tot in de puntjes verzorgt en regelt? Wij zoeken een Medewerker Kabinetszaken voor 28 uur per week. 

Wat ga je doen?

De Medewerker Kabinetszaken is binnen de gemeente hét aanspreekpunt voor alles wat met kabinetszaken en representatie te maken heeft. Jij bent bij uitstek degene die alle lijntjes aan elkaar knoopt. Zeker bij belangrijke momenten neem je zelf het voortouw. En als de gemeente zelf uitnodigt, zorg je ervoor dat dit vanuit de juiste focus gebeurt. Bestuurders en collega’s kunnen bij jou terecht wanneer ze advies willen hebben over protocollaire zaken.

De Medewerker Kabinetszaken:

• schrijft toespraken en voorwoorden of levert daaraan een bijdrage;
• ondersteunt het college van B&W en in het bijzonder de burgemeester bij het voorbereiden van officiële ontvangsten en zaken van representatieve aard en adviseert daarover;
• behandelt vertrouwelijke zaken, zoals aanvragen voor koninklijke of gemeentelijke onderscheidingen;
• organiseert en is (eind-) verantwoordelijk voor jaarlijks terugkerende evenementen, zoals de Lintjesregen, de nieuwjaarsreceptie voor de inwoners, activiteiten in het kader van de herdenking en viering van 4 en 5 mei, en dergelijke;
• adviseert collega’s bij het vormgeven en uitvoeren van representatieve zaken.

Naast de kabinetstaken vervul je voor circa 8 uren per week secretariële werkzaamheden op het bestuurssecretariaat ten behoeve van directie en collegeleden. Deze werkzaamheden bestaan ​​onder meer uit:

• complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoordelijkheid dat de dag van de gemeentesecretaris, directeur en wethouders van A tot Z klopt;
• verbanden leggen tussen een inkomende e-mail en de agenda en hier naar handelen;
• het op verzoek verstrekken van informatie of doorverwijzen. Je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld;
• het voorbereiden van vergaderingen, completeren van vergaderstukken en attenderen op aandachtspunten;
• het bewaken van de voortgang van zaken die de aandacht hebben van collegeleden, de gemeentesecretaris en directeur. 

Wij vragen

Voor de functie is MBO+ niveau/HBO werk- en denkniveau vereist en de nodige relevante werkervaring, opgedaan bij een gemeente of een andere overheidsorganisatie. Als medewerker Kabinetszaken ben je een netwerker en een verbinder. Je beschikt over probleemoplossend vermogen, hebt een goed gevoel voor de politiek-bestuurlijke omgeving en bent proactief en zelfstandig. Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden. Je beschikt over een flinke dosis doorzettingsvermogen, werkt planmatig, houdt overzicht en bewaakt deadlines. Tenslotte kun je goed organiseren, analyseren, verbinden en heb je een flexibele werkinstelling.

Wat bieden wij je

Afhankelijk van je opleiding en je ervaring is je salaris maximaal € 4.048,- bruto per maand (schaal 9 van de gemeentelijke salaristabel oktober 2020, op basis van 36 uur per week). Daar bovenop ontvang je een individueel keuzebudget van 17,05% van je brutosalaris. Dit salaris is gebaseerd op de HR21-functie Medewerker Beleidsuitvoering II. 

Overige arbeidsvoorwaarden

Ook heeft onze gemeente een aantal aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een Persoonlijk Gezondheidsbudget, volledige vergoeding van reiskosten via het openbaar vervoer, flexibele werktijden en goede mogelijkheden om thuis te werken. Je bouwt pensioen op bij ABP waarbij de werkgever het grootste deel van de premie betaalt.

Wij bieden je in eerste instanties een jaarcontract. Wanneer het van beide kanten bevalt, wordt dit na een jaar omgezet in een vast dienstverband.

Over ons team

Je komt te werken binnen het team van de Concernstaf. De Concernstaf van de gemeente Pijnacker-Nootdorp bestaat uit 21 mensen en ondersteunt de directie met de volgende kerntaken: bestuurs- en managementondersteuning, concerncontrol, strategische advisering, programmamanagement, informatieveiligheid en privacy.

Over onze gemeente

De gemeente Pijnacker-Nootdorp is een groeigemeente, de komende jaren neemt het inwoneraantal toe van 55.000 naar 65.000. Wonen in Pijnacker-Nootdorp is aantrekkelijk vanwege de goede voorzieningen en de prettige ligging in het groen met uitstekende verbindingen naar Den Haag en Rotterdam.

De ambtelijke organisatie bestaat uit circa 400 medewerkers. De organisatiecultuur kenmerkt zich door een informeel karakter, vertrouwen en veel ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling. Collega’s voelen zicht gewaardeerd en zijn trots om te werken voor Pijnacker-Nootdorp.

Interesse?

Spreekt de functie je aan en herken jij jezelf in bovenstaande omschrijving? Dan ontvangen wij graag voor 19 januari 2022 je CV en je motivatie voor deze functie. Voor vragen over de functie kun je contact opnemen met Khalida van Dijk, strategisch adviseur en leidinggevende van het team managementondersteuning, telefoonnummer 06-16107446.